Preparación de la Junta de Gobierno y de la Junta General de Colegiados
Seguimos con los artículos en el blog con los que queremos daros a conocer el trabajo administrativo que se realiza en el COBCM. Tan necesario para el buen funcionamiento del colegio y en el que pocas veces pensamos. En esta ocasión vamos a hablar de un procedimiento básico para el funcionamiento del colegio: La preparación de las reuniones de la Junta de Gobierno y de las Juntas Generales de Colegiados. Son los dos principales órganos del gobierno del colegio y llevan unos pasos establecidos por los estatutos (artículos del 19 al 30).
Junta de Gobierno
Es el órgano ejecutivo, de dirección y administración del COBCM elegido por todos los colegiados de forma democrática. Se reúnen un mínimo 4 veces al año y la convocatoria se envía al menos con 8 días de antelación a todos los miembros de la Junta por mail.
La preparación del orden del día tiene las siguientes características:
- Consta de una serie puntos que se confeccionan entre asuntos que debe resolver la junta, asuntos aportados por los departamentos del colegio -administración, comunicación, los diferentes grupos de trabajo…- y asuntos de trámite ordinario.
- Se recopila la documentación que hay que aportar a los miembros de la Junta para el trato por la misma: altas y bajas de colegiados, seguimiento de presupuestos, propuestas de actuaciones y distintas actividades, etc.
- Envío de la documentación a través de una carpeta en Dropbox para que puedan estudiarla antes y durante el desarrollo de la Junta de Gobierno.
La convocatoria, la documentación aportada y el acta resultante se registran como documento del colegio. Las actas, además, se legalizan ante notario.
Junta General de Colegiados
Es el órgano de desarrollo normativo y de control de la gestión de la Junta de Gobierno. Es el órgano supremo del COBCM y está constituida por todos los colegiados con igualdad de voto. Adopta sus acuerdos por el principio mayoritario y en concordancia con los estatutos.
Se reúne de manera ordinaria una vez al año antes del último día laborable de abril. El envío de la convocatoria se realiza con 21 días de antelación. Se envía por correo postal y mail a todos los colegiados en activo en la fecha de la convocatoria. Si durante esas tres semanas que transcurren entre el envío de la convocatoria y la realización de la Junta General algún colegiado se da de baja, no podrá participar en la misma.
Este listado de colegiados con sus direcciones postales se envía a la imprenta encargada del tratamiento. Esta imprime los sobres y la convocatoria, la embolsa y pone en correos el envío.
La convocatoria de la Junta General de Colegiados Ordinaria consta de unos puntos establecidos por los estatutos del COBCM:
- Acta de la sesión anterior.
- Balance del ejercicio anterior y presupuesto del ejercicio del año en curso.
- Memoria de la gestión de la Junta de Gobierno a lo largo del ejercicio anterior y líneas generales de la gestión del año en curso.
- Ruegos y preguntas.
Es una tarea sencilla en su forma. Sin embargo, lleva asociada la preparación de una gran cantidad de documentación para entregar a los asistentes: La relativa a los puntos del orden del día tiene que estar a disposición de los colegiados el día de la convocatoria, así como el informe del auditor de cuentas. Este informe conlleva la recopilación de toda la documentación necesaria para esta auditoría:
- Libros de cuentas, control de pagos, emisiones de recibos, impuestos, nóminas, caja, etc.
- Las actas o borradores de las reuniones de Junta de Gobierno y Junta General.
- Circulares enviadas a los colegiados.
- Recopilación de la documentación económica/contable producida durante el año, así como la información de bancos, compañías de seguros y abogados.
El presupuesto a aprobar en la Junta General de Colegiados se confecciona teniendo en cuenta el ejecutado del año anterior, que es el que se aprueba en esa Junta General. Además incluye novedades obligadas o voluntarias: adaptación a legislación, nuevos proyectos aprobados, etc.
La memoria anual conlleva la recopilación de la información económica, la confección de datos estadísticos de servicios y colegiados, actividades realizadas y sus resultados, reuniones, acciones realizadas para la defensa de la profesión, etc. Esta memoria tiene que estar aprobada previamente por la Junta de Gobierno.
El día en el que se celebra la Junta General requiere también de unas tareas específicas:
- Preparar la sala para albergar a todos los asistentes.
- Imprimir la documentación para los asistentes: Memoria anual, presupuestos del año anterior y el propuesto para el año en curso, etc.
- Listado de colegiados convocados y bajas, en su caso, desde la fecha de la convocatoria, para comprobar que los asistentes son realmente colegiados.
- Presentación de los datos económicos para proyectar durante la explicación de los mismos
Una vez finalizada la Junta General de Colegiados y redactada el acta de la misma. Se recopilan con las de años anteriores, se hacen tomo y se legalizan ante notario.
En el caso de que convoque una Junta General de Colegiados Extraordinaria, según la casuística y procedimientos establecidos en los estatutos del COBCM, el orden del día únicamente contiene el punto por el que se haya convocado dicha Junta General.
